در حسابداري برای نگهداري اطلاعات موجودي کالا در انبار ها و ارزش گذاری آنها دو روش وجود دارد
(دائمي و ادواري) نرم افزار ما از روش ادواری یا Periodic Inventory system استفاده می کند.

در این روش وقتی خرید میکنیم حسابی بنام خرید بدهکار می شود و وقتی فروش می کنیم حسابی بنام فروش به میزان مبلغ فروش بستانکار می گردد. همچنین اگر برگشت از خرید اتفاق بیافتد حسابی بنام برگشت از خرید و تخفیفات بستانکار می شود و اگر برگشت از فروش اتفاق بیافتد حسابی بنام برگشت از فروش و تخفیفات بدهکار می گردد.

لذا در سیستم یکپارچه مالی ای اف جی هر کالایی که جنبه تجاری داشته باشد برای عملیات خرید و فروشش به این حساب ها متصل است.

مثلا کالای تجاری الف:

  • برای خریدهایش: به حساب خرید متصل است
  • برای فروش هایش: به حساب فروش متصل است
  • برای برگشت از خریدهایش: به حساب برگشت از خرید و تخفیفات متصل است
  • برای برگشت از فروش هایش: به حساب برگشت از فروش و تخفیفات متصل میباشد

این حساب ها از نوع موقتی یا سود وزیانی هستند و در پایان سال بسته می شوند و مانده آنها به سال بعد نقل پیدا نمی کند ولی در عوض حسابی بنام موجودی کالا داریم که از نوع دائمی یا ترازنامه ای است و در پایان دوره مالی فقط یکبار مقدار می گیرد که همان ارزش ریالی موجودی کالای پایان دوره است و به سال بعد نقل پیدا می کند.

حساب ها در یک دسته بندی کلی بهدو نوع حساب های موقت و حساب های دائمی تقسیم میشوند.

1- حساب های موقت: حساب هایی هستند که مربوط به عملیات حسابداری در یک سال مالی هستند و در پایان سال با یک حساب واسطه (معمولا سود و زیان جاری یا سود و زیان انباشته) بسته شده (صفر می شوند) و در نهایت نتیجه عملیات آنها به حساب های دائم منتقل میشود. ضمنا به این نوع حساب ها حساب های سود و زیانی هم می گویند مانند حساب های درآمد و هزینه.

2- حساب های دائمی: حساب هایی هستند که از ابتدای تاسیس یک واحد تجاری افتتاح شده و عملیات حسابداری سال های مختلف در آنها انجام شده و مانده آنها از یک سال به سال مالی بعد منتقل میشود ضمنا به این نوع حساب ها حساب های تراز نامه ای نیز می گویند مثل دارایی ها , بدهی ها و حساب سرمایه.

همانطور که گفته شد حساب های متصل به کالاها حساب های موقت هستند و در پایان سال بسته می شوند.  و حساب های موقت تنها حساب هایی هستند که از جنس هزینه و درآمد باشند. جنسیت هر حساب باید یکی از موارد: دارایی - بدهی - سرمایه - درآمد - هزینه یا انتظامی باشد که در بین آنها درآمد و هزینه موقت و بقیه دائمی هستند.

در بخش تعریف حساب ها باید در ریشه گروهی تعریف کنید بنام فروش که از جنس درآمد است سپس در این گروه حساب های فروش و برگشت از خرید و تخفیفات را تعریف نمایید ونیز در زیر گروه ریشه باید گروه دیگری تعریف کنید بنام خرید که از جنس هزینه است سپس در این گروه حساب های خرید و برگشت از فروش و تخفیفات را تعریف نمایید. همچنین در زیر گروه دارایی های جاری حساب موجودی کالا را تعریف کنید. همانطور که قبلا اشاره شد این حساب در طول سال هیچ گردشی ندارد و فقط  در پایان سال مقدار می گیرد.
 

بطور خلاصه عملیات پایان سال عبارتست از محاسبه سود خالص سال جاری و انتقال مانده حساب ها به سال بعد.

برای این منظور باید ارزش ریالی کالاهای موجود در انبار را در حساب موجودی کالا ثبت کنیم. این ارزش بر اساس روش ارزشگذاری کالا که میانگین یا فایفو یا لایفو است تعیین می گردد. لذا باید وارد قسمت فروش کالا شوید و از منوی ابزارها فروش اختتامیه را انتخاب کنید. با اینکار یک فاکتور فروش تولید می شود که تمامی اقلام کالا با قیمت ارزش جاری خود در لیست فروش قرار می گیرند و طرف این فاکتور فروش را حساب موجودی کالا انتخاب می کنیم. با ثبت این فاکتور موجودی کالا صفر می شود و ارزش کل موجودی های کالا در حساب موجودی کالا  قرار می گیرد. چون این حساب دائمی است مانده اش به سال بعد انتقال می یابد.

حال نوبت محاسبه سود خالص سال جاریست. برای این منظور یاید وارد محیط اسناد عمومی شوید و با کلید ابزارها منوی تولید سند سود و زیان را انتخاب کنید. با اینکار مانده همه حساب های موقت از جمله حساب های متصل به کالا و نیز حساب های درآمد و هزینه صفر می شود و با افزودن حساب سود و زیان سال جاری یا سود و زیان سنواتی به این سند , تفاضل کل این حساب ها که همان سود یا زیان خالص است در این حساب قرار می گیرد.

پس با اینکار اولا سود خالص سال جاری حساب می شود و در حساب سود و زیان سنواتی قرار می گیرد ثانیا همه حساب های موقت و حساب های متصل به کالا صفر و بسته می شوند و در نتیجه به سال بعد نقل پیدا نمی کنند.

در پایان باید در همین پنجره و با کلیک روی کلید ابزار , منوی تولید سند اختتامیه را کلیک کنید تا سندی تولید شود که حساب های دائمی یا ترازنامه ای را ببندد.

در این مرحله حساب های سال جاری بسته شده و در دوره مالی جدید با انتخاب منوی تولید سند افتتاحیه از روی اختتامیه سال قبل همه حساب ها و تعاریف کالا و غیره به سال بعد انتقال می یابد و حساب موجودی کالا صفر می شود و بجای آن تمامی اقلام کالا موجودی اولیه می گیرند. این یعنی مانده کالا به سال بعد منتقل شده.
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Copyright © 2020 AFG software co. Inc. All rights reserved.